Polityka prywatności

Ostatnia aktualizacja: 18 października 2026

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest KRAS-TRANS Sergiusz Krasnopolski, ul. Trzcinowa 14, 91-495 Łódź, NIP 7262662303. Kontakt w sprawach danych: info@kras-trans.eu, tel. +48 660 709 109.

2. Jakie dane zbieramy i skąd

• Formularz wyceny na stronie: imię lub nazwa firmy, NIP (opcjonalnie), telefon, e-mail, trasa, terminy i opis ładunku. Zapytanie trafia do panelu klienta (zakładamy z niego konto, link do logowania wysyłamy na podany e-mail) i e-mailem do naszego biura.
• Asystenci AI (ChatGPT, Claude i inne, przez nasz serwer MCP kras-trans.eu/cmr/mcp): dane, które sam podajesz asystentowi, a on przekazuje je do naszego narzędzia: trasa, ładunek, telefon i e-mail przy zapytaniu o wycenę, dane do CMR, WZ albo noty odsetkowej. Zapytanie o wycenę asystent wysyła dopiero po Twojej zgodzie. Status i cenę wyceny podajemy wyłącznie po numerze zapytania i e-mailu, z którego je wysłano. Rozmowę z asystentem przetwarza jego dostawca (np. OpenAI, Anthropic) według własnej polityki prywatności; my dostajemy tylko to, co asystent przekaże do naszego narzędzia, a odpowiedź narzędzia wraca do asystenta.
• Darmowe generatory dokumentów (CMR, WZ, nota odsetkowa): dane wpisane do dokumentu zapisujemy, żeby wygenerować wydruk i udostępnić go pod linkiem.
• Panel klienta (panel.kras-trans.eu): e-mail i imię osoby z konta, nazwa firmy, NIP i adres firmy (nazwę i adres pobieramy po NIP z publicznych rejestrów: Biała lista podatników VAT, VIES, CEIDG), zapytania i zlecenia (trasa, terminy, ładunek, cena, status), dane punktów załadunku i rozładunku (firma, adres, osoba kontaktowa, telefon, numer referencyjny) oraz dokumenty (faktury, CMR, zdjęcia dokumentów z trasy). Przy zleceniu jest też czat z biurem: treść wiadomości, dołączone zdjęcia i pliki PDF oraz godzina przeczytania; jeśli nie przeczytasz odpowiedzi w 5 minut, wysyłamy ją też e-mailem.
• Kontakt telefoniczny i e-mail: dane, które sam nam podajesz.
• Dane techniczne: adres IP i informacje o przeglądarce w logach serwera, potrzebne do działania i ochrony strony.
• Ochrona formularza przed botami: gdy zgłoszenie wygląda na automatyczne (np. niemożliwa data albo wypełnione ukryte pole), zapisujemy je osobno razem z adresem IP i informacją o przeglądarce, bez wysyłania e-maili. Dzięki temu omyłkowo zatrzymane zapytanie nie przepada, a kolejne zgłoszenia z tego adresu lub e-maila przez 7 dni trafiają do tej samej kontroli.

3. Cele i podstawy prawne

• przygotowanie wyceny i wykonanie umowy przewozu lub spedycji (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
• prowadzenie konta w panelu klienta, czat przy zleceniu, powiadomienia e-mail o wycenie i statusie transportu, wypełniony CMR i WZ do druku (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
• przyjęcie zapytania i podanie statusu wyceny przez asystenta AI, darmowe generatory dokumentów (art. 6 ust. 1 lit. b RODO, na Twoje żądanie);
• wystawianie faktur i przechowywanie dokumentów wymaganych przepisami podatkowymi i rachunkowymi (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
• odpowiedź na pytania, dochodzenie roszczeń, bezpieczeństwo strony i ochrona formularza przed botami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO, nasz prawnie uzasadniony interes);
• statystyki odwiedzin w Google Analytics, wyłącznie za Twoją zgodą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO i art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej).

4. Komu przekazujemy dane

• Hetzner Online GmbH (Niemcy): serwery, na których działa strona i panel klienta;
• Cloudflare, Inc.: sieć dostarczania i ochrona strony przed atakami, przekazywanie poczty na adres info@kras-trans.eu;
• Google: skrzynka pocztowa biura (Gmail), a Google Analytics tylko po wyrażeniu zgody;
• przewoźnik wykonujący transport, gdy zlecamy przewóz innej firmie: tylko dane potrzebne do załadunku i rozładunku;
• dostawca asystenta AI, z którego korzystasz (np. OpenAI, Anthropic): tylko odpowiedź naszego narzędzia na Twoje zapytanie (np. numer i status wyceny, link do dokumentu);
• organy publiczne, gdy wymaga tego prawo.

Google i Cloudflare mogą przetwarzać dane w USA. Podstawą przekazania jest decyzja Komisji Europejskiej w sprawie ram ochrony danych UE i USA (EU-US Data Privacy Framework) oraz standardowe klauzule umowne.

5. Jak długo przechowujemy dane

• zapytania, które nie zamieniły się w zlecenie: do 3 lat od ostatniego kontaktu;
• zlecenia, faktury i dokumenty przewozowe: 5 lat od końca roku, w którym powstał obowiązek podatkowy;
• konto w panelu klienta: do jego usunięcia. Konto usuniesz sam w ustawieniach konta: e-mail i imię zostają zanonimizowane, logowanie wyłączone, a zlecenia i dokumenty zostają tylko przez okres wymagany prawem;
• wiadomości i pliki z czatu: tak jak zlecenie, którego dotyczą;
• zgłoszenia zatrzymane przez ochronę przed botami: 90 dni, potem usuwamy je automatycznie;
• szkice WZ i noty odsetkowej przygotowane przez asystenta AI: 30 dni; dokument CMR z generatora: dopóki działa link do niego, usuniemy go na Twoją prośbę;
• dane Google Analytics: zgodnie z ustawieniami usługi, do wycofania zgody.

6. Twoje prawa

Masz prawo do dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz do sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie. Zgodę na analitykę możesz wycofać w każdej chwili linkiem „Ustawienia prywatności” w stopce strony; wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Masz też prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa). Wystarczy napisać na info@kras-trans.eu.

7. Pliki cookies i pamięć przeglądarki

Bez Twojej zgody zapisujemy w przeglądarce tylko to, co jest niezbędne do działania strony albo o co sam prosisz:

• portal_sesja (cookie, panel klienta): utrzymuje zalogowanie, ważne 30 dni albo do wylogowania;
• theme-mode: wybrany motyw jasny lub ciemny;
• kt-zgoda: Twoja decyzja w sprawie analityki;
• kw-szkic-v1: niewysłany szkic formularza wyceny, żeby nie przepadł po zamknięciu karty;
• kt_user_live_context_v1: pogoda i kurs walut pokazywane na stronie, przez 4 godziny.

Tylko po kliknięciu „Zgadzam się” zapisujemy identyfikatory statystyczne _ga_cid (Google Analytics) i kt_vid_v1 (rozpoznanie powracającej przeglądarki do lokalnych informacji na stronie) i wysyłamy statystyki odwiedzin do Google Analytics. Po kliknięciu „Tylko niezbędne” nic z tego nie zapisujemy.

Pogodę i kurs walut przeglądarka pobiera z publicznych serwisów api.open-meteo.com i api.nbp.pl, które widzą przy tym adres IP. Miasto do informacji lokalnych serwer ustala z adresu IP, także przez serwis ipapi.co; w naszej bazie zapisujemy wyłącznie skrót (hash) adresu IP, nie sam adres.

8. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez danych kontaktowych i opisu przewozu nie przygotujemy wyceny, a bez danych do zlecenia nie wykonamy transportu. Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu.

9. Kontakt

W sprawach ochrony danych osobowych: info@kras-trans.eu, tel. +48 660 709 109.

Zmień ustawienia prywatności